Was tun, wenn Schülerausweise fehlen? Wie steht es mit dem Datenschutz?

Von Dirk Müller-Maguhn

Einige haben noch keinen Schülerausweis erhalten – das betrifft vor allem die Klassen 5 und die Oberstufe. Wer bereits fotografiert wurde, aber noch noch keinen Ausweis erhalten hat, wende sich bitte an den Klassenlehrer oder Tutor. Dieser hat bereits den Ausweis erhalten. Wer noch nicht fotografiert wurde, hat zwei Möglichkeiten:

1. Für die 5. Klassen findet am 2. Oktober eine Fotoaktion statt. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung für erstellte Fotos. Die Schule erhält einen digitalen Abzug zur Herstellung des Schülerausweises.
2. Ein Foto mit einer Digitalkamera in „normaler“ Auflösung hochkant aufnehmen (genauer: mindestens 10 x 13 cm, 144 dpi Auflösung, im Format JPEG oder TIFF) und versehen mit Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum und Klasse an folgende Adresse mailen: schuelerausweise(at)christophorusschule-oberurff(dot)de.

Die Ausweise werden schnellstmöglich fertig gestellt. Die Fünftklässler werden sich jedoch bis nach den Herbstferien gedulden müssen. Da einige Schüler und Lehrer Bedenken zum Datenschutz geäußert hatten, nachfolgend Antworten zu gestellten Fragen.

Woher kommt das Foto?

Das Foto wurde bei der Fotoaktion im vergangenen Schuljahr von einem professionellen Fotografen erstellt. Ein Grund für die Durchführung der Fotoaktion war, dass die Schule von allen Schülern ein digitales Passbild für die Schülerausweise benötigt. Nur so konnte mit vertretbarem Aufwand für über 1000 Schüler ein Schülerausweis/Leserausweis erstellt werden. Auf die Aktion wurde zwar hingewiesen. Die Informationen über die Gründe sind aber hier und da untergegangen. Der Schulfotograf hat nach geltendem Urheberrecht die Rechte an den Fotos. Er hat der Schule auf einer CD die Fotos zur Erstellung von Schülerausweisen und Jahrbüchern überlassen. Der Fotograf hat die Namen aller fotografierten Personen erhalten mit der Maßgabe, die Daten nur für interne Zwecke (Abrechnung) zu verwenden und sie nicht an dritte Personen weiterzugeben.

Welche Daten werden wo gespeichert?

Auf dem Schülerausweis befindet sich Vor- und Nachname, Geburts- und Gültigkeitsdatum, sowie eine Ausweisnummer. Die Ausweisnummer ist einmal in Klarschrift und einmal als Barcode auf dem Ausweis enthalten. Die Ausweisnummer wird von unserer Schulbuchverwaltungssoftware Littera fortlaufend vergeben. In Littera selbst sind auch noch Anschrift und Klasse gespeichert.

Woher kommen die Ausweise?

Damit kein anderes Unternehmen die Daten bekommt, hat die Schule einen Kartendrucker gekauft, um die Schülerausweise selber erstellen zu können. Die Fotos und die Personendaten aus Littera (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Klasse) werden in einer selbst geschriebenen Datenbank nach Klassen sortiert und ausgedruckt. Mithilfe der Datenbank ist es auch möglich für Lehrer Foto-Klassenlisten auszudrucken oder ein Jahrbuch mit allen Schülern zu erstellen.

Wie wird die Prepaid Funktion für das Mittagessen funktionieren?

Die Schule wird in Kürze eine Computerkasse anschaffen, auf der Name, evtl. Foto, Ausweisnummer und Guthaben gespeichert werden. Das Guthaben lässt sich dann unter Angabe der Kartennummer an der Kasse aufladen. Beim Bezahlen des Mittagessens wird die Ausweisnummer gescannt. Die Kasse zieht dann automatisch die Kosten für das Mittagessen von Guthaben ab.

Was geschieht mit meinen Daten, wenn ich die Schule verlasse?

Die Daten in Littera, Cafeteria-Kasse und Schülerausweisdatenbank werden gelöscht, sobald ein Schüler die Schule verlassen und alle Bücher abgegeben hat.

Grundlage für den Datenschutz ist das Hessische Schulgesetz §83 „Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten“ sowie die „Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen“ vom 4. Februar 2009.

(*) Bild/Gestaltung: Andreas Bubrowski